月末の電話ラッシュ
レセプト業務や勤怠締めでピリピリする月末の事務室。そこに「祖母が亡くなったのですが忌引き休暇は何日ですか？」「新しく入った職員の制服サイズ変更はどう申請するの？」と、現場から社内規定に関する問い合わせの電話がひっきりなしに鳴り響きます。対応する総務担当者はそのたびに分厚いファイルや共有フォルダから該当箇所を探し出し、口頭で説明しなければなりません。目の前の締め切り業務が全く進まず、ため息をつきながら残業を覚悟する。そんな光景が毎月のように繰り返されていないでしょうか。
規定が読まれない理由
このような事態が起きる原因は、現場の職員にとって社内規定やマニュアルが「どこにあるか分からない」「読んでも難しくて理解できない」ことにあります。夜勤や交代制で働く職員は事務室が開いている時間に質問しづらく、結局手っ取り早く電話で聞いてしまうのです。この状況を放置すると、総務担当者の業務負担が限界に達し、本来集中すべき重要な業務に支障をきたします。また、現場の職員も回答を得るまでに時間がかかり、不満が蓄積してしまうため、組織全体の生産性低下を招く深刻な問題となります。
AIが24時間自動回答
この課題は「ラクパス for Hospital」で解決できます。AI案内ラク太郎を使えば、職員がスマートフォンから質問を入力するだけで、あらかじめ読み込ませた院内資料に基づき24時間いつでも自動で回答します。アプリのインストールも不要なため、ITツールに不慣れな職員でも簡単に利用できます。夜勤中のちょっとした疑問もその場で自己解決できるようになり、事務室への問い合わせ電話は激減します。総務担当者は本来の業務に集中でき、月末の残業を大幅に削減することが可能になります。
