止まったままの決裁書類
水曜日の午後14時、事務職員は困り果てていました。先週提出した心電計の修理稟議書が、いつまで経っても戻ってこないのです。事務長は承認印を押したはずだと言いますが、院長室を覗くと、机の上には書類の山ができていました。業者からは「早く発注してくれないと部品が手配できない」と催促の電話が鳴っていますが、多忙な院長に直接「早くハンコをください」とは言い出せず、ただ時間が過ぎていきます。
紙の回覧が招く機会損失
紙ベースの稟議制度では、今誰の手元で書類が止まっているのかがブラックボックス化してしまいます。特に決裁権を持つ院長や理事長は診療業務で多忙なため、書類の確認は後回しになりがちです。承認の遅れは、必要な医療機器の導入遅延や、修繕対応の遅れに直結します。結果として、現場の業務効率が落ちるだけでなく、患者さんへの適切な医療提供に支障をきたす深刻な問題へと発展するリスクがあります。
滞留場所が一目瞭然に
ラクパスの「電子稟議」機能を使えば、多段承認のプロセスがスマートフォン上で完結します。現在誰のところで稟議が滞留しているかが可視化されるため、書類が迷子になることはありません。さらに、承認が滞っている場合はシステムから自動督促が行われるため、事務職員が気を揉んで直接催促に行く心理的負担もなくなります。場所を選ばず決裁できる環境が、病院全体の意思決定を劇的に早めます。
