慌てて探す回覧板の束
「医療安全に関する新しい指針ですが、全職員へ周知した記録を見せていただけますか？」保健所の立ち入り検査で監査担当者からそう問われ、事務長は冷や汗を流しました。各部署に紙の回覧板を回し、朝礼でも口頭で伝えたはずですが、それを証明する客観的なデータがありません。慌てて各病棟の師長に確認の電話を入れ、ハンコが押された古い回覧用紙をかき集めるものの、パート職員や夜勤専従者の確認漏れが次々と発覚してしまいました。
紙と口頭伝達のリスク
院内ルールの変更や医療安全の情報など、全職員への周知徹底は医療機関の義務です。しかし、紙の回覧板や朝礼での口頭伝達では、「誰が・いつ・確認したか」を正確に記録し、後から検索することが不可能です。監査のたびに膨大な書類の中から証拠を探し出すのは、事務部門にとって大きな負担となります。さらに、本当に現場へ情報が届いているのか経営陣が把握できない状態は、ガバナンスの観点からも非常に危険な状態と言わざるを得ません。
既読の見える化で証明
ラクパスの「お知らせ」機能を活用すれば、監査対策は万全です。重要なお知らせを配信すると、誰が未読で誰が既読なのかがリアルタイムで見える化されます。未読の職員にはプッシュ通知で再確認を促せるため、確実な周知が可能です。また、いつ配信し、誰がいつ確認したかという配信履歴やアクセスログがシステム上に残るため、監査の際も画面を見せるだけで証明が完了します。事務部門の負担を減らし、確実な情報統制を実現します。
