3つの記録が、それぞれ別の場所にある
残業をした職員は申請用紙に記入します。上長がそれに押印します。事務がその紙を見て集計表に打ち込みます。ここまでで記録が3つになりました。紙、印鑑の押された紙、そして集計表です。あとから「この月の時間外はなぜこの数字なのか」を確認しようとすると、まず紙を探すところから始まります。見つからなければ、集計表の数字が唯一の根拠になります。その数字が正しいことを示すものは、もう残っていません。
記録が分かれていると、説明ができない
労働時間の管理で問われるのは、「適正に把握していたか」です。ここで必要になるのは、**誰がいつ申請し、誰がいつ承認したか**という一連の流れが残っていることです。紙の申請と押印は、その場では成立していても、時間が経つと追えなくなります。担当者が異動すれば、どこに綴じたかも分かりません。記録が分かれているほど、後から説明する難易度は上がります。そして説明が必要になるのは、たいてい何か指摘を受けたときです。
申請も承認も、打刻と同じ画面に置く
ラクパスでは、時間外の申請と打刻の修正申請を、勤怠の画面からそのまま出せます。上長は画面上で承認し、誰がいつ承認したかが自動的に記録されます。紙を回す必要も、押印のために出勤を待つ必要もありません。承認の履歴は打刻の記録と同じ場所に残るので、あとから労働時間の根拠を示すときに、探すものが1つで済みます。稟議やお知らせと同じアプリの中にあるため、職員が新しいシステムを覚え直す必要もありません。
